線上會議、專案管理、活動排程、工時紀錄、自動流程、檔案傳輸等遠端工作必備線上工具

遠端工作這幾十年來一直都是明顯趨勢,2020 年的武漢肺炎促使很多企業不得不採用遠端工作的方式繼續運作。但很多企業平常沒有做這些準備,也沒有太關注方便遠端工作的軟體。

為了讓更多人容易了解遠端工作的相關軟體,我整理了 18 大類共 64 個有代表性的軟體工具給企業和自由工作者參考,希望讓大家更容易根據自己的需求選擇工具。

除了軟體之外,我也附上一些有代表性的教學、比較或評論文章,這些連結內容都是熱心和專業人士所撰寫的,減少一些讀者去搜尋的時間。這裡附上最多的教學文就是電腦玩物以及免費資源網路社群的文章,這些媒體的內容很有深度且豐富。其他則是專業部落客或科技媒體的文章。

包含類別:

通訊軟體

線上會議

遠端遙控

螢幕錄影

活動排程

人力排班

國際時區

工時紀錄

專案管理

檔案同步

檔案傳輸

密碼管理

遠端人力

工作外包

自動流程

協作文件

協作設計

協作翻譯

遠端工作也需要合適的企業文化或心態適應:

遠距工作的方法與企業文化

通訊軟體

Slack

Slack 是從矽谷竄紅的知名通訊軟體,他們提供的主要價值是避免 email 來回的繁雜和檔案管理混亂,不讓很多的溝通都埋沒在 email 裡面。並且可以靈活設定各種內部群組,讓不同群組的人都不會漏掉重要訊息,也不用收到不相干的訊息。

Slack 也整合非常多的其他工具,讓溝通工作所需的檔案或資訊,都可一併自動或半自動化呈現。

使用教學與介紹:
Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道

評估是否適合自己:
Slack 團隊溝通工作,是否適合拿來取代line,成為你的下一個社群? 完整使用教學和應用心得

Microsoft Teams

Teams 是被視為對 Slack 的一大競爭者,主打讓企業內部的溝通、協作和會議都可在一個軟體完成。此軟體是 Office 365 的一部分,除了企業外,他們也很積極推廣到教育單位。

使用教學與介紹:

使用心得分享:
我們是怎麼用 Microsoft Teams 的?以 USPACE 為例

Telegram

Telegram 是俄羅斯公司所開發的,最大優勢就是安全性極高也重隱私,在不同平台之間的檔案傳輸和保存也非常方便,所以也被視為很好的協作平台,另一個重點就是永久免費也沒有廣告。

使用教學與介紹:
Telegram 即時通活用教學:10大最愛技巧包含中文化

評估是否適合自己:
LINE越來越貴,遷移Telegram降低費用?醒醒吧!不是所有行銷都適用

通訊軟體比較

線上會議

Google Hangouts Meet

Hangouts 現在已整合進 GSuite 服務中,對個人使用者則於 2020 年停止服務,也就是有 GSuite 帳號的人才能使用。它主要以商務會議為主要用途,用撥號的方式也可以參加會議。

使用教學
Hangouts 也可以視訊嗎?

評估是否適合使用
Google Hangouts Chat 優缺點簡評,學校企業的中文簡易Slack

Skype

Skype 除了線上會議、分享螢幕畫面之外,也可以撥打全世界的實體手機號碼通話,比國際通話費用便宜很多,也已經是營運很多年的成熟軟體。

網頁版使用教學
免安裝 Skype 網頁版中文上線

Windows 版軟體安裝教學
[下載] Skype v8.53.0.85 即時通訊、免費語音通話軟體

Join.me

Join.me 也是線上會議、分享螢幕的知名工具,強調容易上手、操作方便,分享一個連結就可開始線上會議。

使用教學:
Join.me 免費線上螢幕分享服務,遠端桌面連線操控可開線上會議

BigBlueButton

BigBlueButton 是免費開源的線上會議軟體,使用者以教育機構為主,非常適合線上教學。不用註冊也能加入會議。由於以線上教育的需求為主,因此它也有和 Moodle 整合。

使用教學:
BigBlueButton快速教學指南

教育機構若要考慮採用和整合進現有系統,管理或技術人員可參考暨南大學的使用教學:
Moodle BigBlueButton遠距教學(視訊會議)使用教學

線上會議軟體比較

Zoom、Google Hangouts 比較
停課用 Google Hangout Meet 或 Zoom 好呢?

Hangouts、Line 比較
Hangouts Chat聊天室跟LINE有何不同?聊天室教學

遠端遙控

Teamviewer

Teamviewer 主要以分享螢幕畫面和操作遠端的電腦為主,非常適合幫其他人排除障礙、協助操作軟體或是遠端操作自己電腦。它的跨平台相容性很高。

使用教學:

AnyDesk

AnyDesk 是不需安裝和註冊就能使用的遠端遙控桌面軟體,連線速度品質和畫質也很好。

使用教學:

Chrome 遠端桌面

很多人不知道瀏覽器 Chrome 也有遠端遙控的功能。Chrome 遠端桌面是Chrome的外掛,可以遠端操控電腦,包括 Windows 和 Mac 都行,甚至也能從手機操控遠端電腦。

使用教學:

遠端遙控軟體比較

螢幕錄影

Apowersoft

Apowersoft 使用體驗非常流暢,簡單易用。進入網頁後按照提示操作即可。螢幕錄影結束後可選擇下載到電腦或上傳到雲端。

Screencastify

Screencastify 是 Chrome 套件,安裝套件之後就可錄製螢幕,好處是不用下載軟體,非常方便。

使用教學
免費螢幕錄影神器!推薦這款比軟體好用 Chrome 套件

Mac 螢幕錄影

在 Mac 就有內建軟體可以螢幕錄影,便利性和易用程度完全不輸其他軟體。

使用教學
免費螢幕錄影神器!推薦這款比軟體好用 Chrome 套件

各種螢幕錄影軟體比較

10大螢幕錄影軟體推薦比較!搞定電腦手機錄影教學

活動排程

Anytime

Anytime 是台灣團隊開發的活動排程 App,主要是針對服務業設計的,讓美甲美髮師、健身教練等都可和客戶一對一預約時間。 iOS 和 Android app 都有。

使用教學
Anytime 客戶預約專用行事曆 App ,家教、美容服務預約管理

Calendly

Calendly 可以讓團隊很方便一起選定會議或其他活動的時間,不用 email 往返,也可和 Google 日曆等重要軟體串接,並有自動通知。

使用教學:

Schedule Once

Schedule Once 除了方便大家選定一個活動時間外,也強調和很多應用程式整合,例如 Gmail、Zoom、Zapier、Salesforce 等,讓整個工作流程更順暢。

使用教學:
A Complete Guide to ScheduleOnce

YouCanBook.Me

YouCanBook.Me 主打良好的使用者體驗和個人化介面,也讓你的客戶、夥伴或學生選擇時間的使用體驗更佳。

使用教學:
YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間

人力排班

WhenIWork

WhenIWork 可以為很多人力和各自工作有效率的排列出時程和內容,也可追蹤各自工時,讓每個人負責的工作透明好管理。這也很適合需要多人排班的企業使用。

使用教學:
When I Work Tutorials

Homebase

Homebase 用於服務業的人力排班和招募,例如餐廳、餐飲、零售業。可用簡單的拖拉方式安排人力安排,也有自動記錄工時、自動通知等方便功能。

使用教學:
Introduction to Homebase Web Dashboard (20min)

國際時區

Every Time Zone

Every Time Zone 有很棒的視覺化介面,很容易從自己的時區時間知道另一個時區的時間。直接用拖拉的方式就立刻知道其他時區對應時間。

Homeslice

Homeslice 很直覺,進去網站後可直接挑選自己要知道的時區時間,選擇後就顯示目前該時區時間。

Timezone.io

如果自己的團隊跨越不同時區,Timezone.io 可以加入不同人員和時區後,看到每個成員的目前時間。 

工時紀錄

Function Fox

Functoin Fox 有很友善的使用者介面,容易紀錄工時和瀏覽相應的人力支出。也可以同時管理多個專案的人力。

使用教學
FUNCTIONFOX 2.0 Video & PDF Guides

Everyhour

Everyhour 除了能管理工時紀錄外,也能管理相應的收據(invoice)和勞務費用支出(payroll),並和Asana、Trello、Basecamp、Jira、GitHub等平台整合。

專案管理

Jira

Jira 是知名澳洲公司 Atlassian 的產品,特別適合軟體公司使用,很方便管理專案流程、追蹤進度。由於功能強大、擴充性強,生態完整,對於大型專案和有中大型團隊的企業非常適合。

使用教學

Aha!

Aha! 的特色是讓團隊更能掌握產品路線圖(roadmap)的進度狀況,讓使用者很方便管理不同產品階段與工作的人力資源配置、時程安排等工作,目前有五千個以上企業使用,中大型以上規模的團隊也適用。

使用教學
Getting started with Aha!

Trello

Trello 開創出新的視覺化專案管理類型,在Trello 後有很多類似的工具出現。在 Trello 上可以靈活的用各種小卡片紀錄不同工作項目,並隨著進度將這些小卡片拖放到不同的階段,也可自行設定階段名稱。

使用教學

Teamgantt

Teamgantt 主要以視覺化的甘特圖為特色,適合較有具體時程規劃的企業或專案使用。輸入人員和工作內容,可用簡單的拖拉方式管理時程和優先順序。整個工作排程可以一目了然。

使用教學
TeamGantt 雲端甘特圖工具教學,一般用戶簡單上手專案管理

Jell

Jell 適合靈活和步調快速的新創團隊,強調更適用於敏捷開發常用的站立會議、新興的 OKR 管理等情境,讓團隊更方便追蹤進度和管理工作。

使用教學
Jell knowledge base

Basecamp

Basecamp 有很視覺化的工作看板(類似 Trello)和容易用拖拉等方式調整工作的友善介面,讓團隊容易管理煩雜的工作項目。功能很多元,包括工作清單、日曆排程、群組通訊等。

使用教學
引爆”部落”的力量 Basecamp協同型任務管理軟體介紹

Asana

Asana 是知名的專案管理軟體,客戶包括 AirBnB、Uber、LinkedIn等。可以有效管理多種專案,也有開發出類似 Trello 的看板介面,並可同時呈現多個專案的狀況(Trello 的不同專案仍是分開的)。

使用教學

檔案同步

Dropbox

Dropbox 是最早出現的檔案同步備份軟體,只要檔案在一台電腦有更新,就會自動備份到雲端,另一台有安裝 Dropbox 的電腦也會自動同步。發展到現在功能非常豐富。免費版有 10GB 空間,可升級擁有更大空間。

Dropbox 後來也有許多延伸產品,例如 Dropbox Paper,可以直接在 Dropbox 網站編輯和協作文件。

使用教學

Amazon Cloud Drive

Amazon Cloud Drive 免費版有 5 GB 空間,一年11.99美金可無線儲存照片,59.99美金可無限儲存所有檔案。對於有大量儲存影音檔案的人很適合。Google Photo 雖也有無限儲存照片,但是有被壓縮的照片,原始畫質照片空間有限。

使用教學
Amazon Cloud Drive - 免費 5GB 雲端硬碟

Google Drive

Google Drive 的便利性是和 Google 帳號整合,原本只以 Google 文件、試算表和簡報檔案為主,現在已經擴充到所有檔案都可以上傳,但不是所有檔案類型都可在上面編輯。免費版有 15 GB 空間,不管是個人 Google 帳號或 GSuite 帳號都可以使用。

使用 Google Drive 的一大好處是搭配使用 Google 文件、試算表和簡報等,協作也很便利,也有追蹤修訂等強大功能。已經越來越多的文件檔案是在 Google Drive 上編輯。

使用教學

OneDrive

OneDrive 是微軟的檔案同步軟體,只要有購買 Office 365 就有 1TB 的儲存空間。雖然不是免費,但很多人都有購買 Office 365,以儲存空間來說是非常有吸引力的。

使用教學

Box

Box 最大特色是安全性,所有檔案都是加密的,因此相較其他軟體,Box 更受許多重視安全和隱私的企業歡迎,並以企業用戶為主。因為多了更複雜的安全加密程序,同步效率就可能不會有其他軟體佳。

使用教學

延伸功能與應用

Amber

Amber 的特色是強調隱私和安全性,以備份檔案(尤其是影音檔案)到一個有時尚外觀的儲存裝置為主,並且容易分享給同事或家人,避免太過依賴大型雲端公司。如果你比較著重影音檔案隱私性,有很多高畫質的影音照片需要儲存,也經常和固定的人共享,可以考慮 Amber。

使用教學

檔案同步軟體比較

檔案傳輸

Send Anywhere

Send Anywhere 可以跨裝置包括 Windows、 Mac、 Linux、 Android、 iOS 傳送大檔案,不需要註冊也能使用,採用P2P方式傳送,不會經過雲端伺服器,安全性高。

使用教學
Send Anywhere 最簡單無限制傳檔工具,免費免帳號

Transfer Now

Transfer Now 介面美觀,一個檔案 20 GB ,上傳後傳給別人下載連結即可,檔案可保存七天。

使用教學
TransferNow 快速傳送大型檔案,支援最大 4 GB 保存七天無下載限制

Portal

Portal 主要是方便手機和電腦之間傳送檔案,而不是從電腦傳送檔案到遠端其他電腦或裝置,支援 Android 和 Windows 系統,Chrome 和 Firefox瀏覽器。

使用教學
電腦手機傳送大量影音檔案:Portal 比你用過的方法快

更多檔案傳輸軟體

10 個免費 P2P 傳檔工具,解決各種電腦手機傳檔需求

密碼管理

1password

1password 可讓團隊方便管理密碼,可以設定哪些人可知道哪些密碼,就可大幅減少管理密碼的成本和提升安全性。這是密碼管理領域最知名的軟體。

使用教學

LastPast

LastPast 也很方便管理不同軟體的密碼,功能和1password 類似,不過價格較便宜。

使用教學
LastPass 免費好用的線上雲端帳號密碼管理工具教學

密碼管理軟體比較

LastPass, KeePass, 1Password 三大密碼管理軟體功能比較表

遠端人力

Distant Job

Distant Job 主要以技術人員為主,可找到遠端的技術人員,在聘僱期間幫你工作。

Flex Jobs

Flex Jobs 類別非常廣泛,從會計、人資、廣告、設計到程式開發等都有,可在這平台上招募能遠端工作的人。

Working Nomads

Working Nomads 的介面清爽,比較凸顯現代數位遊牧民族(digital nomads)的特色,也算是通用型的遠距工作網站,各類工作需求都可以在這尋找。

Salsify

Slasify 主打亞洲地區的遠距工作媒合,從新加坡起家,若要以亞洲人才或市場為主,這是很不錯的平台。

遠距工作平台比較

The 20 Best Remote Job Sites To Find Your Dream Remote Job

工作外包

104 & 1111

104外包1111外包網 是台灣廣為人知的外包平台,優勢是經營多年,知名度很高,有非常大量的案件和接案者在上面。

鐘點大師

相較 104 和 1111,鐘點大師比較鎖定中高端接案者,透過高品質的接案族群提供更好或更專業的服務水準。該平台介面較現代時尚,市場也以台灣為主。

PRO360達人網

PRO360達人網也以台灣市場為主,主打提供各種接案人才,鎖定市場廣泛。

Fiverr

Fiverr 特色是五元美金起跳,就可以在全世界找到適合的人幫你完成一個工作,除了很常見的設計、軟體開發、市場調查等工作,在這上面可以找到很奇特但都有人會做的工作,例如倒立和看板拍一張照片等。很適合短期專案或是較單純的工作。

Upwork

Upwork 是很知名的國際外包平台,歷史悠久,前身就是 Elance 外包平台。上面的人才廣泛,價格會比 Fiverr 貴,但價格也會反映在品質上。適合重要或需要更專業人士的外包工作。

Guru

Guru 也是有名的國際外包平台之一,軟體開發、文案寫作、設計、行銷類這些主流外包工作,都可在上面招募人才或接案。

Freelancer

Freelancer 也可找到很多外包人才,也是已經營運很多年的國際外包平台。

豬八戒

豬八戒是中國最知名的外包平台,如果需要尋找對中國市場熟悉的接案者,這是很好的選擇。

更多外包工作平台

9最佳 UPWORK 替代品

7大外包網讓你錢包滿滿

工作外包平台比較

自動流程

Zappier

Zappier 可以串接兩千個以上的應用程式,讓各種工作自動化,是最知名的自動化服務之一。

使用教學

IFTTT

IFTTT 是 If this then that 的縮寫,也是頗負盛名的自動化服務,可串接大量的應用程式,大幅降低處理重複性工作的時間。

使用教學

Ragic

Ragic 不是類似 Zappier 或 IFTTT 可串接不同應用程式的軟體,而是用另一種方式達到自動化的目的。很多企業還習慣用 Excel 處理很多資料和日常工作,但是 Excel 功能和介面有限制,一但資料龐大就很麻煩。另一方面它沒辦法像伺服器資料庫能發會更彈性和更強大的功能。Excel 檔就變得又重又難用。

Ragic 讓企業用建立 Excel 資料的方式來建立自己的資料庫,並能更彈性運用很多功能,也不需要工程師的背景或技能就可做到。這是台灣企業但全球使用的企業很多。

使用教學

協作文件

Evernote

Evernote 是很知名的線上筆記軟體,也可以和其他人分享和協作筆記內容。Evernote 和其他很多應用程式串接,在 Evernote 上可以在各種情境新增筆記,例如擷取網頁到筆記就非常方便。

使用教學
如何重新整理 Evernote 筆記?完整教學流程的重新排序分享 (很多豐富教學文章)

Notion

Notion 被視為是對 Evernote 一大威脅的新興共享文件和筆記軟體,主要特色是內容的視覺化呈現有很大彈性也很友善,而且也有很多模板,讓使用者更容易上手。和 Evernote 類似,不管是撰寫筆記、工作清單、專案企劃等都可使用,也能和多人協作。

使用教學

Google Drive

Google Drive 在檔案同步部分已經介紹,Google 文件、試算表和簡報已經是很多人在用的工具,常被和微軟 Office 並列比較。除了這些常用工具之外,也可以選擇新增其他應用程式檔案,例如Google 表單、Cacoo 圖表繪製、Diagrams 等。

協作文件軟體比較

協作設計

Figma

Figma 主要是設計手機 app 和網站的協作工具,能獨立設計原型的軟體很多,像是 Sketch、Adobe XD 等,但 Figma 最大特色就是協作方便。不僅設計師和工程師或是設計師和客戶之間,都可透過上面的註解和豐富的互動設計溝通,加速設計效率。

使用教學

其他協作設計軟體

網頁和 UI 設計師常用的在線協同工具有哪些?

協作翻譯

Termsoup

Termsoup 是針對專業譯者(以提供專業翻譯獲得收入為主的人)而設計的雲端翻譯補助軟體,可以提高翻譯生產力,並且也有便利的協作功能。使用族群主要包括專業譯者、出版社編輯、翻譯社、翻譯外文系所學校師生。

使用教學

遠距工作的方法與文化

Summary
18 類 64 個遠端工作軟體和雲端服務 - 2020 精選
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18 類 64 個遠端工作軟體和雲端服務 - 2020 精選
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遠端工作一直是這幾十年的趨勢,但仍有許多企業不熟悉遠端工作的軟體。這篇文章整理 18 大類共 62 個有代表性的軟體,供企業和自由工作者參考。
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